Warum Sie mit Kaffee Ihr Unternehmen ruinieren
Vor einigen Tagen veröffentlichte die Finanzbuchhalterin Annette Gotzen auf ihrer Webseite blog.eurocom-net.de einen nicht uninteressanten Fall einer Betriebsprüfung. Diesen Artikel möchten wir Ihnen hier Vorstellen. Veröffentlichungsgenehmigung liegt vor.
Quellenangabe: http://blog.eurocom-net.de
Bei fast jeder Betriebsprüfung tauchen Fragen des Prüfers auf, die auf den ersten Blick harmlos, auf den zweiten Blick schweißtreibend, und dann ruinös werden können.
In annähernd allen Unternehmen gibt es Kostenblöcke die sind einfach da. Sie fallen kaum auf und werden gerne ignoriert. Wer nicht über eine entsprechende Controllingsoftware verfügt, wird in den seltensten Fällen eine Kostenanalyse vornehmen.
Bei einem meiner Kunden stand eine Betriebsprüfung an. Im Vorfeld wies ich auf diverse Ungereimtheiten der Kontenklasse 4 hin. Besonders stach mir das Konto 4650 ins Auge. Auf Nachfrage erhielt ich die Antwort, das man halt viel Besuchskontakt hat und die Mitarbeiter ausgiebige Kaffeetrinker seien. Punkt. Damit war das Thema für den Inhaber beendet. Bei der Analyse des Kontos 4650 tauchte unter anderem der Kaffeeverbrauch mit einer monatlichen Kostenhöhe von 685,38 Euro auf.
Im Rahmen der Betriebsprüfung stieß der Prüfer auf das Konto 4650. Dann ließ er sich die Rechnungen/Quittungen für den Kaffee vorlegen. Sie alle kennen ja dann den weiteren Ablauf. Es folgte das Abschlußgespräch, dann wurde mein Kunde nervös. Der Prüfer wollte die Kosten für den Kaffee nicht anerkennen. Er wies sogar darauf hin, das mein Kunde sicherlich selbst einen Teil privat verbraucht habe. Dann wurde uns der Kaffee vorgerechnet. Sie kennen ja die Durchschnittswertberechnungen der Finanzämter. Plötzlich kam dann auch zur Sprache, ob es sich hier nicht um eine verdeckte Gewinnausschüttung handelt. Dies würde man in einer weiteren Betriebsprüfung feststellen. Der Prüfer verabschiedete sich, und mein Kunde saß fassungslos neben mir.
Wir besprachen die weitere Vorgehensweise, und auch der Steuerberater meines Kunden war der Ansicht, das eine Kostenanalyse dringendst angebracht sei.
Heraus kam: das Unternehmen hatte für seinen Kaffee vier Warmhaltekannen. Davon waren drei so undicht, das der Kaffee innerhalb einer 3/4 Stunde abkühlte und mehr oder weniger als Kaltgetränk angeboten werden konnte. Was machten die Mitarbeiter? Sie schütteten den Kaffee weg, machten neuen, bis wiederum…und so weiter…und so weiter. Dieses Procedere hatte sich derart in den Betrieb eingeschlichen, das es auch keinem auffiel.
An diesem Beispiel aus der Praxis sehen Sie wie elementar wichtig Controlling und der richtige Blickwinkel sein kann. Denkt man den Fall weiter, so wird aus 685,38 Euro monatlich schnell eine Nachzahlung von mehreren tausend Euro zzgl. evtl. gerichtlicher Auseinandersetzung mit der Finanzbehörde.
Kontaktdaten zur Autorin:
Gotzen&Partner
Annette Gotzen
Email: annette.gotzen@eurocom-net.de
Internet: http://www.eurocom-net.de
